Buone pratiche per la transizione digitale del patrimonio archivistico

 Gli addetti ai lavori del mondo culturale sono ormai giunti ad un’opinione unanime riguardo alla impellente necessità di una transizione digitale in grado, non solo di rendere fruibile il patrimonio storico, artistico e documentario a distanza, ma anche e soprattutto di raggiungere l’obiettivo di preparare il patrimonio culturale ad affrontare le sfide del futuro sfruttando le opportunità che le nuove tecnologie offrono.

 Il digitale ha trasformato in maniera repentina e irreversibile non soltanto i processi di produzione e di deposito di materiale documentario realizzato ex novo, ma anche le modalità di conservazione e di valorizzazione dei materiali storici.

 Le nuove tecnologie pongono le basi per la radicale innovazione del comparto archivistico per mezzo di un processo di transizione in grado di rivoluzionare il concetto stesso di archivio e di innovare le modalità e i processi che caratterizzano la gestione del patrimonio.

 Questa trasformazione, però, non consiste esclusivamente nel trasferimento del materiale documentario da un supporto analogico a uno informatico, ma costituisce un’operazione molto più ampia e complessa.

 La digitalizzazione a tappeto di documenti senza una meticolosa programmazione delle attività di gestione, valorizzazione e conservazione dei file rischia di rivelarsi uno spreco di risorse e di energie per istituti che spesso si trovano a dover affrontare una carenza significativa di fondi e di personale.

 La digitalizzazione come processo

 Un progetto di informatizzazione del patrimonio, per essere efficace, deve essere attentamente programmato e sviluppato secondo una serie di fasi ben definite, ognuna funzionale al raggiungimento di un risultato sostenibile sia dal punto di vista finanziario sia dal punto di vista del suo mantenimento nel tempo.

 1. Stabilire i motivi della digitalizzazione 

 Innanzitutto occorre stabilire quali siano i motivi che spingono a considerare questo processo e soprattutto determinare se esso sia effettivamente un progetto adeguato e sostenibile per l’istituto in questione: è necessario decretare se le caratteristiche peculiari dell’archivio e del materiale conservato al suo interno siano adatti a questa procedura e se questa possa effettivamente apportare un valore aggiunto alla gestione del patrimonio.

 Uno strumento che può essere d’aiuto in questa fase è un diagramma decisionale ad albero che, ponendo una serie di quesiti a risposta chiusa, costituisce un modello pre-impostato di supporto agli istituti di conservazione per la scelta (il Canadian Council on Archives ne fornisce uno gratuitamente  a questo indirizzo.

 2. Definire gli obiettivi da conseguire

 E’ poi necessario stabilire quali siano gli obiettivi che si vogliono raggiungere, individuare il valore dell’iniziativa e prevedere i benefit di questa attività e i possibili ostacoli alla sua realizzazione.

 3. Analizzare lo stato di fatto dell’archivio

 Si procede così con l’analisi dello stato di fatto dell’istituto: un’indagine approfondita sulle caratteristiche del patrimonio conservato, gli spazi disponibili per la movimentazione e la lavorazione dei documenti e le risorse interne disponibili, quali le infrastrutture, le risorse economico-finanziarie e le professionalità.

 Questa indagine deve essere accompagnata da uno studio meticoloso dei possibili rischi in cui sarà possibile incorrere durante il processo, come la perdita o il danneggiamento di porzione del materiale, e definire le attività da mettere in atto per la mitigazione di questi e per la risposta ad eventuali emergenze.

 4. Pianificare efficacemente le attività

 Conclusa la fase di analisi dello stato di fatto, si procede con la vera e propria pianificazione delle attività: si stabiliscono i criteri di selezione del materiale, la porzione dei fondi che verrà interessata, la selezione delle metodologie che si vorranno mettere in pratica e le specifiche tecniche relative alle modalità di trasferimento dei documenti, il tutto corredato da un’attenta programmazione delle risorse necessarie al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

 5. Avviare la digitalizzazione

 Soltanto dopo questa fase di pianificazione si può dare inizio alla vera e propria attività di digitalizzazione: la preparazione dei documenti alla manipolazione, la scansione, la ricollocazione del materiale e l’indicizzazione dei file ottenuti.

 6. Predisporre le strategie post-digitalizzazione

Un progetto efficace non si conclude con la scansione dei documenti, ma continua con l’analisi delle questioni relative all’accesso ai documenti informatizzati, alla proprietà intellettuale, al diritto d’autore e al mantenimento dei file nel tempo. 

 Come per il materiale in forma analogica, anche i file digitali necessitano di una programmazione a lungo termine delle attività di controllo, manutenzione e ripristino.

Le opportunità generate dallo spazio digitale

  Questo periodo di crisi derivata dalla pandemia di coronavirus ha fatto emergere nuove esigenze per il comparto archivistico: non solo la chiusura degli istituti di conservazione ha reso palese la necessità di consultazione del materiale a distanza, ma, forse per la prima volta, si è reso palese l’incremento di valore che la creazione di uno spazio online aperto a tutti per attività e iniziative di promozione e comunicazione dei documenti può apportare al comparto archivistico per la creazione di un senso di appartenenza al patrimonio e per l’attrazione di nuovi pubblici.

 Inoltre, la realizzazione di iniziative che prevedono l’utilizzo di file può rappresentare per un archivio l’occasione per implementare un processo di scansione sulla porzione di materiale coinvolto.

 I progetti web così possono diventare motore per un processo di digitalizzazione su porzioni specifiche di materiale necessarie allo scopo: questo può essere un meccanismo utile per quelle realtà che dovendo iniziare da zero con un’operazione di transizione digitale non sanno da dove iniziare.

 I prodotti derivanti dalle iniziative organizzate, inoltre, possono confluire in uno spazio virtuale dedicato e possono andare a costituire nuovi fondi di conservazione. 

 ilCartastorie, un progetto di narrazione innovativa

Un progetto molto valido di realizzazione di un ambiente online per iniziative, attività e contenuti specifici è il sito web dell’Archivio Storico del Banco di Napoli, ilCartastorie.

 Il sito offre una selezione molto ampia di attività che, realizzate secondo una strategia transmediale che coinvolge diversi linguaggi artistici, permette all’archivio di informatizzare a man mano determinate porzioni di documenti e di realizzare materiale ex novo per la pagina web. 

Grazie alla collaborazione con Google Arts & Culture, intrapresa sin dal 2018, inoltre, l’archivio ha creato sette percorsi tematici multimediali di elevata qualità: i documenti dell’archivio possono essere consultati in relazione agli eventi che caratterizzano la storia dell’istituto di appartenenza e della città di Napoli.